Quy trình Đại hội Chi Đoàn

QUY TRÌNH ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Toàn bộ các hoạt động đại hội chi đoàn phải tuân thủ Điều lệ Đoàn, các quy định của Trung ương Đoàn và BCH Đoàn Học viện.

2. Đại hội Chi đoàn có nhiệm vụ tổng kết, đánh giá hoạt động của chi đoàn trong một nhiệm kỳ/năm học (sau đây thống nhất gọi là nhiệm kỳ), đề ra phương hướng hoạt động cho nhiệm kỳ sau và bầu ban chấp hành mới để lãnh đạo hoạt động của chi đoàn giữa 2 kỳ đại hội.

3. Việc tham gia đại hội là nhiệm vụ của mọi đoàn viên. BCH chi đoàn phân công nhiệm vụ cụ thể theo khả năng của đoàn viên, tránh để xảy ra tình trạng đoàn viên thờ ơ, không thấy được trách nhiệm của bản thân đối với sinh hoạt chính trị quan trọng này. Đại hội chi đoàn chỉ tiến hành khi có ít nhất 2/3 số đoàn viên trong chi đoàn tham dự.

4. Bí thư Ban chấp hành Đoàn thanh niên Học viện thay mặt BCH Học viện chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo, dự và đôn đốc, kiểm tra… đại hội của các chi đoàn HS-SV. Nếu bận công tác, bí thư Ban chấp hành Đoàn thanh niên Học viện phải ủy quyền cho một UVBCH thay mặt dự, chỉ đạo đại hội; tuyệt đối không để xảy ra hiện tượng chi đoàn tổ chức đại hội mà không có đại diện chính thức của Đoàn cấp trên dự, chỉ đạo.

5. Bí thư BCH hoặc UVBCHHV được ủy quyền phải duyệt toàn bộ nội dung của đại hội của các chi đoàn, trong đó lưu ý các vấn đề: trang trí, các báo cáo, chương trình đại hội, nhân sự BCH chi đoàn nhiệm kỳ mới.

6. Tổ chức đại hội phải đảm bảo đúng giờ, nghiêm túc, ngắn gọn, đầy đủ. Tránh những khoản chi phí không cần thiết để tiết kiệm quỹ chi đoàn. Đoàn viên dự đại hội nên mặc đồng phục áo Thanh niên Việt Nam; đeo phù hiệu của Đoàn thanh niên, phải gương mẫu, tự giác, không nói chuyện riêng, không làm việc riêng, không sử dụng bia rượu, thuốc lá. Phát huy dân chủ, ưu tiên cho việc thảo luận các báo cáo, tránh hiện tượng đại biểu mời phát biểu nhiều hơn đoàn viên trong chi đoàn.

II. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN

Để đại hội chi đoàn thành công, chi đoàn cần làm tốt công tác chuẩn bị, bao gồm:

1. Lập kế hoạch tổ chức đại hội trên cơ sở định hướng chỉ đạo của Đoàn cấp trên. Kế hoạch cần xác định rõ: thời gian, địa điểm, các nội dung chính trong đại hội và phân công người chuẩn bị.
2. BCH chi đoàn dự thảo báo cáo hoạt động chi đoàn trong nhiệm kỳ vừa qua, bản kiểm điểm của BCH chi đoàn trong việc lãnh đạo chi đoàn nhiệm kỳ qua và phương hướng hoạt động của chi đoàn trong nhiệm kỳ tới. Chuẩn bị đề án nhân sự BCH mới.
3. Xin ý kiến BCH Đoàn Học viện về những vấn đề nêu trên.
4. Triệu tập Đoàn viên dự đại hội, phân công đoàn viên thực hiện các khâu trong tổ chức đại hội (trang trí, chương trình chi tiết, các hoạt động trước, trong và sau đại hội,…) để đại hội chi đoàn thực sự là một sinh hoạt chính trị quan trọng, thể hiện ý thức trách nhiệm của từng đoàn viên.

III. CÁCH THỨC TỔ CHỨC ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN

1. Thời gian: thời điểm tổ chức đại hội phải phù hợp quy định của Đoàn trường, thuận lợi cho đoàn viên của chi đoàn tham dự đầy đủ.
2. Địa điểm: tổ chức tại hội trường, phòng học, phòng họp,… để tạo không khí nghiêm túc. Bí thư chi đoàn trực tiếp đăng ký sử dụng phòng/hội trường với Phòng Công tác chính trị quản lý sinh viên của Học viện. Lưu ý: Trong quá trình đại hội phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Học viện về sử dụng tài sản thiết bị, vệ sinh môi trường.
3. Khách mời: đại diện Đoàn cấp trên, các chi đoàn bạn, các đơn vị kết nghĩa (nếu có).
4. Trang trí, đảm bảo các yêu cầu cơ bản:

-          Cờ Tổ quốc, tượng Bác (hoặc ảnh Bác), cờ Đoàn (hoặc huy hiệu Đoàn). Chú ý: cờ Đoàn hoặc huy hiệu Đoàn không treo cao hơn cờ Tổ quốc; tượng hoặc ảnh Bác không đặt cao hơn cờ Tổ quốc và cờ Đoàn.

-          Phông chữ viết in hoa, trong đó chữ ĐẠI HỘI viết dòng thứ nhất, CHI ĐOÀN …. viết dòng thứ 2, NHIỆM KỲ 20..-20.. viết ở dòng thứ 3.

-          Bàn làm việc của Đoàn chủ tịch, Thư ký Đoàn, khách mời nên có khăn phủ và hoa.

-          Hội trường cần trang trí một số khẩu hiệu, tranh ảnh cổ động tuyên truyền.

IV. CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN

Đại hội chi đoàn tiến hành theo trình tự sau:

1. Chào cờ. Quốc ca. Đoàn ca.
2. Tuyên bố lý do. Giới thiệu đại biểu.
3. Bầu Đoàn chủ tịch đại hội, Đoàn chủ tịch giới thiệu thư ký đại hội.
4. Đoàn chủ tịch công bố chương trình đại hội.
5. Các đơn vị bạn chúc mừng (nếu có).
6. BCH nhiệm kỳ cũ đọc báo cáo đánh giá tình hình tổ chức và hoạt động nhiệm kỳ qua, chương trình công tác nhiệm kỳ tới và bản kiểm điểm BCH chi đoàn.
7. Đại hội thảo luận báo cáo, phương hướng, bản kiểm điểm.
8. Đại diện chi bộ, Đoàn cấp trên phát biểu.
9. Đại hội biểu quyết thông qua báo cáo, phương hướng và bản kiểm điểm toàn bộ hay từng phần nếu có ý kiến cần chỉnh sửa.
10. Ban chấp hành cũ tuyên bố hết nhiệm vụ.
11. Đoàn chủ tịch trình bày yêu cầu, cơ cấu, tiêu chuẩn uỷ viên BCH mới. Giới thiệu nhân sự dự kiến của BCH cũ và hướng dẫn đại hội thảo luận và giới thiệu người ứng cử vào BCH mới.
12. Đoàn chủ tịch đại hội trả lời, giải thích những ý kiến của đoàn viên, quyết định cho rút tên hoặc không cho rút tên khỏi danh sách ứng cử. Đại hội biểu quyết thống nhất danh sách ứng cử.
13. Biểu quyết thông qua danh sách tổ bầu cử. Ban bầu cử hướng dẫn thể lệ bầu cử.
14. Tiến hành bầu cử, công bố kết quả, ban chấp hành mới ra mắt, nhận nhiệm vụ.
15. Bế mạc đại hội.

Trình tự trên có thể thay đổi khi một số bước đã được thực hiện trong đại hội nội bộ (trù bị).

V. NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG ĐẠI HỘI

1. Đoàn chủ tịch đại hội: điều hành đại hội theo chương trình đã được thảo luận, thống nhất; hướng dẫn cho đoàn viên thảo luận, biểu quyết văn kiện đại hội; lãnh đạo việc bầu cử, quyết định cho rút tên hay không cho rút tên trong danh sách ứng cử; giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra đại hội,…

Đoàn chủ tịch cần phải là những đồng chí có khả năng tổ chức, điều hành, có uy tín và nắm chắc nguyên tắc điều lệ. Cơ cấu Đoàn chủ tịch nên có 3 đồng chí và có cả ủy viên BCH cũ, nhân sự dự kiến tham gia BCH mới. Việc bầu Đoàn chủ tịch tiến hành bằng hình thức biểu quyết.

2. Thư ký đại hội: ghi biên bản đại hội, tổng hợp ý kiến phát biểu và các biểu quyết trong đại hội. Thư ký có 2 đồng chí và được bầu bằng hình thức biểu quyết.

3. Ban bầu cử (Ban kiểm phiếu): hướng dẫn thể lệ bầu cử, chuẩn bị phiếu bầu hợp lệ, kiểm phiếu và công bố kết quả bầu cử, làm biên bản bầu cử. Ban bầu cử có từ 3 – 5 đồng chí, được đại hội bầu bằng hình thức biểu quyết. Các đồng chí có tên trong Danh sách bầu cử BCH không được tham gia, làm việc trong Ban bầu cử (Ban kiểm phiếu).

VI. VIỆC BẦU CỬ TẠI ĐẠI HỘI

1. Nguyên tắc bầu cử trong đại hội:

-          Khi bầu cử hay biểu quyết phải có quá ½ số phiếu bầu (kể cả phiếu hợp lệ và không hợp lệ) hoặc quá ½ số người có mặt tán thành thì người được bầu mới trúng cử và nghị quyết mới có giá trị.

-          Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số lượng đã quyết định thì phải tiếp tục bầu lần thứ hai để lựa chọn trong số còn lại của danh sách ứng cử. Nếu bầu lần thứ hai vẫn chưa đủ thì việc có tiếp tục bầu nữa hay không do đại hội quyết định.

-          Trường hợp số người được quá ½ số phiếu bầu nhiều hơn số lượng được bầu thì chỉ lấy đủ số lượng được bầu và lấy từ người cao phiếu nhất trở xuống.

-          Trường hợp số cuối cùng của số lượng người định bầu có 2 người trở lên và có số phiếu bằng nhau thì phải tổ chức bầu lại trong số những người đó chọn lấy người cao phiếu nhất. Người trúng cử trong số đó cũng phải có quá nửa số phiếu bầu.

2. Bầu ban chấp hành mới:

Bầu BCH mới được tiến hành bằng hình thức bỏ phiếu kín. Chi đoàn có từ 3 – 8 đoàn viên: bầu bí thư, nếu cần thiết có thể bầu thêm phó bí thư. Chi đoàn có từ 9 đoàn viên trở lên: bầu 03 ủy BCH, trong đó có Bí thư và một Phó Bí thư.

Đại hội chi đoàn bầu các ủy viên BCH. Việc phân công chức danh bí thư, phó bí thư do BCH mới quyết định trong hội nghị BCH (có ý kiến của bí thư liên chi đoàn).

VII. THỦ TỤC ĐỀ NGHỊ ĐOÀN TRƯỜNG CHUẨN Y KẾT QUẢ ĐẠI HỘI

Sau đại hội, chậm nhất 1 tuần BCH chi đoàn tiến hành họp phân công nhiệm vụ các ủy viên BCH do bí thư chi đoàn cũ triệu tập.

Hồ sơ đề nghị Đoàn trường chuẩn y kết quả đại hội bao gồm: Biên bản đại hội chi đoàn; Biên bản kiểm phiếu và toàn bộ phiếu bầu BCH chi đoàn; Biên bản họp phân công BCH và Danh sách trích ngang BCH mới; Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ và Phương hướng nhiệm kỳ mới.

Hồ sơ trên đựng trong bì nhựa có nút và ghi rõ tên chi đoàn phía ngoài.