Số 28 - Vấn đề Việt Nam tham gia công ước miễn yêu cầu hợp pháp hóa văn bản nhà nước

Vấn đề Việt Nam tham gia công ước miễn yêu cầu hợp pháp hóa văn bản nhà nước

Tác giả: Nguyễn Đình Ngọc

Trong quá trình đất nước ta ngày càng hội nhập hơn vào khu vực và thế giới, các mối quan hệ giữa công dân, pháp nhân, Nhà nước ta và công dân, pháp nhân, nhà nước nước ngoài ngày càng phát triển và trở nên đa dạng, phức tạp. Những mối quan hệ này được phản ánh qua các giao dịch trong nhiều lĩnh vực khác nhau về kinh tế, dân sự, hình sự, hôn nhân gia đình v.v... Đáng chú ý là hầu hết các giao dịch giữa công dân, pháp nhân, Nhà nước ta với nước ngoài được thể hiện dưới hình thức văn bản do các cơ quan có thẩm quyền của mỗi nước cấp hoặc lập ra. Có thể nói tùy theo từng lĩnh vực khác nhau mà số lượng các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của mỗi quốc gia cấp hoặc lập ra hàng năm rất nhiều và phong phú, như giấy tờ về hộ tịch, bản án hoặc quyết định của tòa án, bằng cấp về giáo dục, y tế v.v...

Thông thường một văn bản do cơ quan có thẩm quyền của bất kỳ quốc gia nào cấp hoặc lập ra, ví dụ như giấy chứng nhận về tình trạng hôn nhân (độc thân) cấp cho công dân khi giải quyết công tác hộ tịch, văn bản này chỉ áp dụng trong phạm vi lãnh thổ của quốc gia đó trong một khoảng thời gian và không gian nhất định phù hợp với luật pháp nước sở tại. Tuy nhiên, khi một văn bản do cơ quan có thẩm quyền quốc gia đó cấp hoặc lập ra, nếu muốn được sử dụng ở một nước khác thì phải được quốc gia nơi văn bản sẽ được đưa ra sử dụng xem xét công nhận thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Do tính chất bắt buộc về thủ tục này, pháp luật của các nước đều có các quy định rất chặt chẽ và cụ thể về hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản nhà nước trong đó có Việt Nam. Bên cạnh đó, nhiều nước cũng đã kí kết hoặc tham gia các điều ước quốc tế về miễn hợp pháp hóa các văn bản nhà nước để nhằm loại bỏ hoặc đơn giản hóa thủ tục nói trên. Hơn nữa, việc ký kết hoặc tham gia các điều ước quốc tế về miễn hợp pháp hóa sẽ tạo thuận lợi cho các giao dịch quốc tế. Cho tới nay, việc miễn yêu cầu hợp pháp hóa đối với các văn bản nhà nước đã và đang được ghi nhận trong một số điều ước quốc tế, dưới hình thức công ước hay hiệp định song phương. Tuy việc miễn thủ tục hợp pháp đối với các bản của Nhà nước được nêu trong một số điều ước quốc tế khác nhau như vậy, nhưng nội dung đều quy định các nước công nhận các văn bản chính thức do các cơ quan có thẩm quyền của từng nước cấp hoặc lập ra cho cá nhân hay tổ chức của nước mình2.

Trong bối cảnh đất nước ta đang ngày càng hội nhập hơn vào khu vực và thế giới, dưới đây tác giả xin giới thiệu một số nội dung chính của Công ước Lahay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa đối với các văn bản của nhà nước và những thuận lợi và khó khăn đối với Việt Nam khi tham gia Công ước này.

1. Một số nội dung chính của công ước Lahay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa đối với các văn bản của nhà nước :

Như trên đã trình bày, nhiều nước cho tới nay đã tiến hành ký kết hoặc tham gia các điều ước quốc tế về miễn hợp pháp hóa đối với các văn bản do cơ quan có thẩm quyền mỗi nước cấp hoặc lập ra. Trong số đó đáng kể nhất là Công ước Lahay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa văn bản nhà nước. Đây là một điều ước quốc tế đa phương có tính phổ cập. Toàn bộ nội dung Công ước Lahay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa đối với các văn bản nhà nước bao gồm 15 điều và một phụ lục kèm theo. Cho tới nay đã hơn 90 quốc gia và vùng lãnh thổ ký kết và tham gia Công ước này3.

1.1 Mục đích của Công ước :

Có thể nói mục đích chính của Công ước là loại bỏ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia đã ký kết hoặc tham gia Công ước đã cấp hoặc lập ra cho cá nhân, tổ chức của nước mình, khi văn bản đó được sử dụng ở quốc gia khác mà nước đó cũng ký kết hoặc tham gia Công ước. Thông qua việc loại bỏ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, các quốc gia xem xét công nhận các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của mỗi nước ký kết lập ra hoặc cấp cho cá nhân, tổ chức của mình. Việc miễn yêu cầu thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và công nhận các văn bản nhà nước giữa các nước ký kết hoặc tham gia Công ước đã được thể hiện khá cụ thể trong nội luật của các nước đó. Chẳng hạn : Hợp chủng quốc Hoa Kỳ quy định việc công nhận văn bản nhà nước nước ngoài là một nghĩa vụ của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, Tòa án liên bang và cơ quan có thẩm quyền bang phải lưu ý về nghĩa vụ này4. Pháp luật của Hà Lan, Thụy Sỹ, Anh v.v... đều có các quy định tương tự.

1.2 Điều kiện để văn bản nhà nước được miễn hợp pháp hóa :

Không phải bất kỳ một văn bản của nhà nước nào cũng được miễn thủ tục hợp pháp hóa, mà văn bản đó phải đáp ứng một số điều kiện nhất định. Công ước đã quy định hai điều kiện cơ bản để một văn bản được miễn thủ tục hợp pháp hóa và công nhận được phép sử dụng ở các nước đã ký kết hoặc tham gia Công ước như sau :

Văn bản xem xét miễn hợp pháp hóa phải là văn bản của nhà nước. Công ước đã nêu những loại văn bản dưới đây được coi là văn bản nhà nước :

+ Các văn bản của tòa án, kể cả văn bản do công tố viên, thư ký tòa án hoặc của người tham gia tố tụng (process servers).

+ Các văn bản của các cơ quan hành chính.

+ Các văn bản được công chứng nhà nước

+ Các giấy chứng nhận chính thức đính kèm theo những văn bản được ký bởi những người có thẩm quyền, như giấy chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một bản hoặc sự kiện đã tồn tại trong một thời hạn nhất định và sự chứng thực chính thức đối với chữ ký đó.

Lưu ý : Công ước không áp dụng đối với hai loại văn bản sau :

+ Các văn bản do cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự cấp.

+ Các văn bản của cơ quan hành chính trực tiếp xử lý đối với các hoạt động thương mại hay hải quan.

Văn bản được miễn thủ tục hợp pháp hóa phải được đính kèm một "Giấy chứng nhận" hay còn gọi là "Apostille"5. Giấy chứng nhận này được xem như là một chứng chỉ xác nhận các văn bản kèm theo được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

1.3 Thủ tục tham gia Công ước :

Công ước để ngỏ cho tất cả các quốc gia muốn tham gia nếu quốc gia đó gửi văn bản thông báo xin tham gia Công ước6. Công ước sẽ có hiệu lực với quốc gia đó sau 60 ngày kể từ ngày gửi văn bản thông báo. Tuy nhiên, cần lưu ý là đối với các quốc gia xin tham gia, Công ước có điều khoản bảo lưu phạm vi áp dụng chỉ đối với những nước ký kết hoặc tham gia khác nếu những nước đó không phản đối7. Công ước có giá trị 5 năm và được gia hạn 5 năm một lần nếu không có quốc gia nào phản đối. Có thể nói thủ tục để tham gia Công ước là rất đơn giản và thuận tiện.

2. vấn đề việt nam tham gia công ước lahay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa đối với các văn bản của nhà nước :

Đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, kể từ khi tiến hành công cuộc đổi mới, Nhà nước ta đã ban hành một số văn bản pháp luật điều chỉnh các quan hệ tư pháp quốc tế giữa cá nhân, tổ chức Việt Nam và nước ngoài. Cho tới nay, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với Việt Nam đã được quy định trong Pháp lệnh lãnh sự ngày 13/11/1990, Thông tư số 1413/NG-TT ngày 31/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về thể lệ hợp pháp hóa lãnh sự. Ngoài ra, trong một số Hiệp định Lãnh sự đã ký với một số nước cũng quy định về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản của cơ quan có thẩm quyền của mỗi nước ký kết cấp hoặc lập ra8. Bên cạnh cạnh đó, Việt Nam đã ký kết một số Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý với một số nước, trong đó quy định việc công nhận các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước đã ký kết cấp hoặc lập ra9.

Theo các Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý đã ký giữa Việt Nam với một số nước, các văn bản do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc lập ra có thể được xem là có giá trị như các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ký kết cấp hoặc lập ra. Như vậy, vấn đề miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với Việt Nam mới chỉ được ghi nhận trong các Hiệp định song phương về tương trợ tư pháp và pháp lý. Tuy nhiên, tình trạng giấy tờ giả mạo của công dân Việt Nam ở nước ngoài ngày càng tăng trong thời gian gần đây đã trở thành một vấn đề cần xem xét khi thực hiện các Hiệp định về tương trợ tư pháp và pháp lý nói trên.

Qua nghiên cứu pháp luật một số nước và so sánh với pháp luật của Việt Nam, có thể nói thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản nhà nước của một quốc gia cấp hoặc lập ra tương đối phức tạp và rất mất thời gian. Chính vì vậy, việc ký kết các điều ước quốc tế trong đó quy định việc công nhận và xem xét thi hành các văn bản đó trong lãnh thổ giữa các quốc gia với nhau là một vấn đề rất cần thiết. Điều này đã được chứng minh qua pháp luật và thực tiễn quốc tế. Tuy nhiên, cho tới nay Việt Nam vẫn chưa tham gia Công ước này là một vấn đề cần để cơ quan chức năng xem xét. Dưới góc độ nghiên cứu, tác giả cho rằng khi tham gia Công ước này Việt Nam sẽ gặp phải một số thuận lợi và khó khăn sau đây :

2.1 Thuận lợi :

- Thứ nhất : Công ước Lahay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự là một công ước đa phương mang tính phổ cập. Vì vậy, nếu Việt Nam tham gia sẽ cho phép ta hội nhập hơn. Đồng thời, việc tham gia Công ước sẽ tạo thuận lợi và bảo đảm cho các giao dịch của cá nhân, tổ chức Việt Nam với nước ngoài có thể thực hiện tốt hơn. Hơn nữa, điều này cũng sẽ tạo điều kiện cần thiết cho các cơ quan chức năng Việt Nam có thể bảo hộ tốt quyền lợi của công dân, pháp nhân và Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài.

- Thứ hai : Việc tham gia Công ước sẽ loại bỏ thủ tục hợp pháp lãnh sự đối với tất cả các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ký kết hoặc tham gia cấp hoặc lập ra và có nhu cầu sử dụng tại Việt Nam cũng như ở nước hữu quan. Thay vào đó, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam sẽ cấp một "Giấy chứng nhận" hay còn gọi là "Apostille", kèm theo số lượng văn bản đáng lẽ phải thông qua hợp pháp hóa. Như vậy, việc cấp "Apostille" sẽ đơn giản hóa thủ tục cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và đối với cá nhân, tổ chức có yêu cầu.

- Thứ ba : Việc tham gia Công ước sẽ không ảnh hưởng tới các Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý mà Việt Nam đã ký với một nước, trong đó quy định việc xem xét công nhận các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ký kết10.

- Thứ tư : Công ước có các quy định một số vấn đề về : cơ quan có thẩm quyền cấp "Apostille", mẫu "Apostille", lưu trữ hồ sơ v.v... Như vậy, tham gia Công ước cũng có nghĩa là Việt Nam sẽ hội nhập một tiêu chuẩn quốc tế chung về các vấn đề nói trên như đối với các quốc gia ký kết hoặc tham gia khác.

- Thứ năm : Hiện nay, tình trạng giả mạo các văn bản nhà nước đã và đang xảy ra rất đáng lo ngại cả ở trong nước và ở nước ngoài. Điều này đã khiến cho các cơ quan có thẩm quyền của một số nước đã nghi ngờ, thậm chí không xem xét đối với một số loại văn bản do các cơ quan có thẩm quyền Việt Nam đã cấp hoặc lập ra. Vì vậy, tham gia Công ước sẽ có thể góp phần vào việc hạn chế đến mức tối đa tình trạng giả mạo văn bản của Nhà nước ta.

2.2 Khó khăn :

- Thứ nhất : Các nước ký kết và tham gia Công ước về miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản nhà nước, đều quy định việc cấp "Apostille" do Bộ Ngoại giao hay cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền cấp. Đồng thời, để cấp "Apostille", Bộ Ngoại giao cần được các cơ quan chức năng giới thiệu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản, con dấu của cơ quan có thẩm quyền đóng trong văn bản đó. Tuy nhiên, hiện nay chỉ riêng về vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự theo các quy định của pháp luật Việt Nam, thì việc giới thiệu chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan nhà nước cấp hoặc lập ra văn bản vẫn chưa được thực hiện một cách đầy đủ. Vì vậy, khi tham gia Công ước, Chính phủ phải ban hành một văn bản (nên là một nghị định hướng dẫn) cụ thể hóa nội dung Công ước, trong đó quy định các cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc lập ra văn bản và có yêu cầu sử dụng văn bản đó ở nước ngoài, phải có trách nhiệm giới thiệu chữ ký của người có thẩm quyền ký và con dấu mà cơ quan đó sử dụng tới Bộ Ngoại giao.

- Thứ hai : Công ước đã liệt kê bốn loại văn bản được coi là văn bản nhà nước, nên khi tham gia Công ước ta cần phải phân loại rõ các loại văn bản được coi là văn bản của nhà nước để tránh xảy ra xung đột pháp luật.

- Thứ ba : Khi tham gia Công ước, một số yêu cầu về việc đào tạo cán bộ, tiêu chuẩn hóa đối với hồ sơ, số liệu văn bản, yêu cầu bảo hộ quyền lợi của công dân v.v... cũng cần phải được lưu ý xem xét.

Chú thích

1. The Hague Convention on abolishing requirement of legalisation of public documents, ký ngày 05/10/1961 tại Lahay, Hà Lan

2. Công ước Lahay 1961 về miễn yêu cầu hợp pháp hóa các văn bản nhà nước; Hiệp định ký giữa Liên Xô (cũ) và 19 nước quy định xem xét miễn hợp pháp hóa nêu trong Thông tư về hợp pháp hóa lãnh sự ngày 6/7/1984 của Liên Xô (cũ) ; các Hiệp định tương trợ tư pháp của Việt Nam ký với Liên bang Nga, Séc, Xlôvakia, Balan, Bungary, Cuba, Hungary; v.v...

3. Theo "the Hague Convention on abolishing the requirement of legalisation for foreign public documents", United States Department of State, Washington, D.C 20520, do Đại sứ quán Hợp chủng quốc Hoa Kỳ cung cấp ngày 10/2/1998, thì đã có 92 quốc gia và vùng lãnh thổ ký kết hoặc tham gia Công ước.

4. Theo "the Hague Convention on abolishing the requirement of legalisation for foreign public documents", đã trích dẫn ở trên.

5. Điều 4, Công ước quy định mẫu "Giấy chứng nhận" theo mẫu của phụ lục kèm theo Công ước. Mẫu "Giấy chứng nhận" bao gồm các chi tiết : tên quốc gia, văn bản nhà nước kèm theo, họ tên và thẩm quyền người ký văn bản, con dấu của cơ quan hay tổ chức ; nơi chứng nhận, tên cơ quan, chức danh người chứng nhận, số chứng nhận, con dấu và chữ ký.

6. Quốc gia xin tham gia chỉ phải gửi văn bản thông báo việc tham gia tới Bộ Ngoại giao Hà Lan.

7. Điều 12 Công ước La-hay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa văn bản nhà nước.

8. Các Hiệp định lãnh sự ký với các nước Pháp, Ucraina, Rumani, Irắc, Mông Cổ, áp-ga-ni-xtan, Lào, Ni-ca-ra-goa.

9. Đã trích dẫn ở trên.

10. Điều 3, đoạn 2, Công ước La-hay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự quy định : thủ tục cấp "Apostille" không áp dụng đối với quốc gia có luật, quy định hoặc tập quán hoặc có thỏa thuận đã được ký kết giữa quốc gia đó với hai hay nhiều nước khác, qui định về việc loại bỏ hoặc đơn giản hóa hoặc miễn thủ tục hợp pháp hóa.